ست اداری چه کاربردهایی دارد؟

ست اداری چیست؟

ست اداری به دلیل تأثیرات مثبت فراوانی که دارد، معمولاً مورد توجه صاحبان مشاغل قرار می گیرد. استفاده از ست اداری در کسب و کارها، نشانگر تعامل شخصی تر شما با مشتریان در سطح حرفه ای است. با شبکه چاپ همراه باشید تا با کاربردهای ست اداری آشنا شوید.

ست اداری چیست؟

ست اداری از کنار هم قرار گرفتن مجموعه ای که شامل کارت ویزیت، سربرگ، پاکت نامه و غیره است، تشکیل می شود. مجموعه ست اداری علی رغم اینکه مانند یک خانواده در کنار هم هستند، هر کدام کاربرد جداگانه ای داشته و در انجام تبلیغات نقش بسزایی دارند. یکی از مهم ترین کاربردهای ست اداری در انواع شرکت های خصوصی، دولتی و همچنین سازمان های مختلف، انجام امور تبلیغاتی و مکاتبه ای است.

ست های اداری پرکاربرد کدام اند؟

صاحبان مشاغل در طراحی و چاپ ست اداری، باید یکسری نکات مهم را در نظر داشته باشند. در چاپ ست اداری که برای سازمان ها و شرکت ها صورت می گیرد، هماهنگی و همچنین منظم بودن آن، نکته ای مهم و بسیار ضروری است. به همین منظور، اگر طراحی و چاپ تمامی اقلام در یک طرح و رنگ انجام شود، کارایی بیشتری خواهد داشت. این هماهنگی در طراحی ست اداری، شرکت موردنظر را به مخاطبان خود حرفه ای تر نشان می­دهد.

ست اداری نه تنها در شرکت ها و کسب و کارهای بزرگ کاربرد دارد، بلکه مشاغل کوچک نیز می توانند با استفاده از آن درصد موفقیت خود را بالاتر ببرند.

در بین اقلام ست اداری، پر کاربردترین آنها که برای انجام تمام مکاتبات ادارات مورد استفاده قرار می گیرد، سربرگ است. سربرگ کاربردهای فراوانی دارد که از بین آن ها می توان به نوشتن قرارداد ها، نوشتن صورت جلسات و انجام مکاتبات اداری اشاره کرد. در یک سربرگ، اطلاعاتی از قبیل لوگوی شرکت، نام شرکت، آدرس پستی، شماره تلفن، نمابر و غیره موجود است.

طراحی و چاپ سربرگ از لحاظ حقوقی برای کسب و کار موردنظر بسیار حائز اهمیت است و باید به آن توجه شود.

یکی از راه های برقراری ارتباط صاحبان مشاغل با مخاطبان خود، استفاده از کارت ویزیت است. کارت ویزیت این توانایی را دارد که در مدت زمانی کوتاهی، کسب و کار شما را به مشتریان معرفی کند. اگر در مکان هایی مانند نمایشگاه ها، حواشی جلسات، کنفرانس ها و غیره از کارت ویزیت استفاده شود، موجب تسهیل در امکان برقراری ارتباط بعد از این رویداد ها می شود. همچنین، با به کار بردن کارت ویزیت، فرصتی برای انجام تبلیغات غیر مستقیم و بازاریابی برای کسب و کار موردنظر ایجاد می شود.

یکی دیگر از اقلام ست اداری که در سازمان ها و ادارت وظیفه رساندن نامه ها و سایر اوراق اداری را به دست مخاطبان خود دارد، پاکت نامه است. پاکت نامه در اندازه های مختلفی ارائه می شود که بر اساس نیاز (اندازه نامه)، پاکت نامه مربوطه انتخاب می شود.

دفترچه یادداشت یا همان یادداشت اداری نیز یکی دیگر از اقلام ست اداری بوده که بسیار پر کاربرد است. در ادارت و سازمان ها و یا حتی در استفاده های شخصی، روی تمامی میزها معمولاً برگه های یادداشت دیده می شود. یادداشت ها اصولاً به دو صورت برگه ای و دفترچه وجود دارند و معمولاً به منظور یادآوری نکات و همچنین برای انتقال نوشته های بین کارمندان (در ادارات) کاربرد دارد.

تمام اقلام مجموعه ست اداری باید دارای یک طرح مشترک و متناسب باشند. در ست اداری به منظور دارا بودن کیفیت خوب و همچنین نمایش مناسبی از هویت کسب و کار و شرکت مربوطه، طراحی آن باید به شکل اصولی صورت گیرد.

به دلیل اینکه ست اداری یک ابزار قدرتمند در برقراری روابط درون سازمانی است، توجه به نکات مهمی که در چاپ آن وجود دارد، امری ضروری است. کیفیت پایین و همچنین وجود آشفتگی در چاپ ست اداری، موجب بروز بی نظمی در انجام کارها می شود.

یکی از موارد مهمی که در طراحی ست ادرای باید مورد توجه قرار گیرد، این است که شرکت یا اداره ای که قرار است از این ست استفاده کند، در چه حیطه ی کاری فعالیت می کند.

استفاده های برتر از ست اداری

ست اداری مدت زمان طولانی است که وجود دارد و به بخشی از ارتباطات یک شرکت با دیگر شرکت های کوچک یا بزرگ تبدیل شده است.

در ادامه، تعدادی از کاربردهای ست اداری ارائه شده است:

1. چاپ نامه های شغلی یا انتصاب به نامزدها
2. چاپ متن مناقصه یا اطلاعیه های مربوط به پیشنهادات یا مشارکت ها
3. صدور صورتحساب برای مشتریان دارای صورتحساب مالیاتی
4. تنظیم صورت جلسات
5. تهیه نامه
6. چاپ درخواست افتتاح حساب در بانک ها
7. چاپ اسناد رسمی
8. ارتباطات درون سازمانی بین بخش های مختلف
9. چاپ اطلاعیه های قانونی

ست اداری جهت انجام مجموعه فعالیت‌های اداری که در برقراری ارتباط با شرکت‌ها و سازمان‌ها نیاز است، به کار می رود. بنابراین، داشتن یک طرح اختصاصی و منحصربه‌فرد می تواند در بالا بردن رتبه ی شرکت شما نقش بسزایی ایفا کند. همچنین، یک ست اداری شیک و استاندارد، انتقال دهنده‌ی پیام و اهداف شرکت شماست. از این رو، ست اداری بایستی مطابق با استانداردهای مرتبط با فعالیت شما، طراحی و چاپ شود.

صحبت پایانی

داشتن ست اداری فقط به کسب و کارها محدود نمی شوند و می توان ست اداری شخصی نیز طراحی کرد. از آن جهت که ست اداری یک مجموعه بوده و دارای انواع مختلفی است، بنابراین کاربردهای مختلفی نیز دارد. برای مثال، از ست اداری می توان برای صورت جلسه جلسات، مناقصه ها یا اعلامیه ها، اعلامیه های قانونی و ارتباطات بین بخش های مختلف سازمان استفاده کرد.